cách quản lý outlook hiệu quả là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google về chủ đề cách quản lý outlook hiệu quả. Trong bài viết này,hoclamweb.vn sẽ viết bài viết Hướng dẫn các cách quản lý outlook hiệu quả mới nhất 2020.
Hướng dẫn các cách quản lý outlook hiệu quả mới nhất 2020.
Đo đạt các phương pháp dùng Outlook mail từ A – Z
Lọc các mail cần thiết để riêng
công thức sử dụng Outlook mail này được design để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những mail cần thiết.
Để dùng chức năng này, trong Microsoft Outlook, hãy lựa chọn trình đơn File > New > tìm kiếm Folder. Sau đó, trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn dẫn xuống dưới cùng ủa mục lục và bấm chọn “Create a custom kiếm tìm Folder”. Đặt tên cho thư mục kiếm tìm Folder trong khung Customize tìm kiếm Folder rồi click nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện search mà bạn mong muốn mang vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số thêm vào, cuối cùng bấm OK. Bạn đủ sức tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.
Sau khi hoàn thành, một kiếm tìm Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng mục lục các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để tra cứu thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.
lên lịch send email
Nếu bạn là nhân viên văn phòng chủ yếu làm việc và hoạt động trong giờ hành chánh nhưng lại có các mail cần gửi đi ngoài khung giờ này (ví dụ giống như khi bạn send mail cho khách hàng trái múi giờ, các mail cần send đi vào khoảng đêm hay sáng sớm…), bạn có thể sử dụng tính năng hẹn giờ gửi email của Outook.
Cụ thể, sau khi biên soạn thảo content thư xong, bạn click lựa chọn thẻ Options rồi chọn Delay Delivery.
Tại phần Do not deliver before bạn lựa chọn ngày, giờ để gửi thư rồi đóng hộp thiết lập lại.
Cuối cùng, bạn nhấn send và để nguyên Microsoft Outlook ở tình trạng hoạt động, qua thời điểm bạn thiết lập thì thư mới được gửi đi.
Tại phần Do not deliver before bạn lựa chọn ngày, giờ để send thư rồi đóng hộp xây dựng lại.
phương thức sử dụng Outlook email này đủ nội lực được vận dụng với phiên bản Outlook 2003, 2007, 2010.
hạn chế thông báo trên màn hình Desktop
Thông thường, Outlook sẽ có chức năng send thông báo đến bạn khi có email đến. tuy nhiên, sẽ thật khó để hội tụ làm việc khi có quá nhiều thông báo email không quan trọng được send đến liên tục.
Bạn đủ nội lực hoàn toàn hạn chế các thông báo này, chỉ giữ lại thông báo email cần thiết thông qua các thao tác giống như sau.
đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn ảnh Desktop trong mục mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.
giống như vậy là bạn vừa mới hoàn thiện thiết lập gửi thông báo lên màn hình chỉ áp dụng cho một số thị trường người send quan trọng. Cực kì không khó khăn đúng không?
Outlook thường có chức năng gửi thông báo đến bạn khi có email đến
tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát khỏi Outlook
mẹo sử dụng Outlook mail này giúp bạn cắt giảm đáng kể chân trời lưu trữ cho hộp thư của mình. Để thực hiện, hãy lựa chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options, bạn hãy tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy lựa chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.
Trong trường hợp bạn muốn Outlook công nhận lại trước khi xóa hoàn toàn những mail trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options và chọn “Warn before permanently deleting items”.
Tạo một mục mới từ clipboard
sao chép bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn, sau đó trên Outlook bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc lưu ý hoặc bất kỳ mục nào đó, dựa vào vào thư mục bạn vừa mới xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.
Trên đây là một số thủ thuật thú vị đủ sức giúp bạn trải nghiệm áp dụng mail Outlook một cách đơn giản và thuận lợi hơn. Trong tiến trình sử dụng, tất nhiên bạn cũng sẽ tìm ra thêm các chức năng cũng như hướng dùng phù hợp với mình.
Còn nếu bạn chưa có tài khoản mail Outlook, bạn đủ nội lực đọc qua mẹo tạo account mail này tại bài viết: Outlook email là gì? phương pháp tạo tài khoản Outlook email miễn phí và mẹo sử dụng
Nguồn: internet.com
